Penulisan Surat #BINDONESIA pt.14

A. Pengertian Surat

Surat adalah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi dari satu pihak (orang, instansi, atau organisasi). Dengan surat seseorang bisa menyampaikan informasi kepada pihak lain. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, perintah, permintaan, atau laporan.

B. Fungsi Surat

Dalam beberapa hal, kebutuhan manusia seringkali berhubungan dengan sesama pihak lain dilakukan melalui sarana secara tertulis. Fungsi surat:

1. Surat sebagai alat komunikasi
Surat dijadikan sebagai alat penyampai informasi dari penulisnya kepada pembaca/penerimanya.

2. Surat sebagai wakil penulis
Dalam hal ini penulis tidak perlu langsung bertatap muka dengan orang yang dituju untuk menyampaikan informasi melainkan diwakili oleh surat.

3. Surat sebagai alat untuk menghemat waktu, tenaga, dan biaya.
Berkomunikasi dengan surat berarti tidak bertatap muka, jadi berkomunikasi dengan surat dapat dilakukan dari jarak jauh.

4. Surat sebagai Otak Tata Usaha
Penyusunan surat sebagai salah satu pekerjaan kantor mempunyai ciri-ciri yang tidak berbeda dengan pekerjaan kantor lainnya, yaitu tidak berdiri sendiri melainkan erat kaitannya dengan banyak jenis kegiatan yang lain.

5. Surat sebagai bukti tertulis
Surat dapat dijadikan bukti tertulis untuk berbagai keperluan. Sehingga jika terjadi sesuatu (misalnya kekeliruan) kelak kemudian hari, surat dapat dijadikan acuan.

C. Tujuan Penulisan Surat
Suatu kegiatan dalam berkomunikasi banyak dilkakukan melalui surat. Oleh karena itu, penulisan surat mempunyai tujuan-tujuan tertentu, di antaranya
(1) ingin menyampaikan warta/informasi kepada pihak lain
(2) ingin mendapatkan balasan, reaksi atau tanggapan dari penerima surat tentang informasi yang disampaikan tersebut
(3) memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas.

D. Bagian Surat
Berikut bagian-bagian surat sebagai bahan referensi Anda ketika menulis surat:

1. Kepala Surat/ Kop Surat
Kepala surat atau yang bisa juga disebut dengan kop surat merupakan bagian teratas dalam sebuah surat.

Bagian surat yang pertama ini berisi:
a. Logo atau lambang dari sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau organisasi
b. Nama instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut
c. Alamat instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut
d. Nomor telepon, kode pos, alamat email atau alamat web.

Biasanya setelah penulisan kepala surat atau kop surat terdapat sebuah garis horizontal pemisah yang memisahkan antara kepala surat dengan bagian-bagian surat yang lain seperti tempat dan tanggal pembuatan.

2. Nomor Surat
Sebuah surat resmi yang mewakili sebuah lembaga, instansi, perusahaan atau organisasi biasanya menggunakan penomoran terhadap surat yang dikeluarkan atau yang diterima. Nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Penomoran surat tersebut berfungsi untuk:
a. Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila diperlukan
b. Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau perusahaan
c. Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya
d. Penunjukan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.

3. Tempat dan Tanggal Surat
Pencantuman tempat dan tanggal surat tersendiri ditujukan untuk memberikan informasi mengenai tempat dan tanggal penulisan surat tersebut. Tapi bagi surat bukan resmi yang tidak memiliki kepala surat, wajib menuliskan tempat di bagian surat ke 2 ini:
a. Penulisan tanggal surat hendaknya,
b. Menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar jika surat dalam bahasa Indonesia dan menggunakan kaidah penulisan tanggal bahasa Inggris jika surat tersebut ditulis dalam bahasa Inggris. Tidak mencampurkan keduanya.
c. Ditulis lengkap, tidak disingkat.
d. Di belakang tahun tidak disertai tanda titik (.).

4. Lampiran
Bagian lampiran merupakan bagian penjelas yang menginformasikan bahwa ada sejumlah berkas atau dokumen yang disertakan dalam surat tersebut.

5. Hal
Pada bagian surat ke lima ini berisi hal atau perihal.

6. Alamat
Terdapat dua alamt yang dituliskan dalam surat, yaitu alamat luar (yang ditulis di sampul surat) dan alamat dalam (yang ditulis di dalam surat).
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis alamat dalam ini, hal-hal tersebut adalah sebagai berikut:

a. Kata “kepada” pada alamat dalam seharusnya tidak ada, karena kata “kepada” berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan arah
b. Menggunakan kata “Yang terhormat” (tanpa tanda titik) yang bisa disingkat menjadi “Yth.” (diikuti dengan tanda titik)
c. Menggunakan kata “Bapak”, “Ibu” atau “Saudara” jika yang dituju adalah seseorang bukan nama instasi. Kata “Bapak, Ibu, Saudara” selalu ditulis dengan huruf kapital diawal kata dan diikuti oleh nama orang. Sedangkan jika memiliki gelar akademik Prof, Dr, Drg, maka tidak perlu menggunakan kata sapaan “Bapak”, “Ibu” atau “Saudara”
d. Penulisan kata jalan tidak disingkat. Di setiap bari pada bagian alamat dalam tidak diakhiri oleh tanda titik, dan harus ditulis secara lengkap beserta nama gang, nomor, RT, RW, kota dan provinsi.
e. Kode pos hanya dituliskan pada alamat sampul, tidak perlu dicantumkan di surat
f. Penggunaan bentuk “di tempat” dalam penulisan surat tidaklah tepat karena kata tersebut mengacu keseluruh tempat di dunia. Baiknya langsung merujuk ke tempatnya. g. Penulisan alamat terkadang menggunakan istilah “untuk perhatian” atau disingkat u.p. yang artinya surat tersebut ditujukan terhadap orang tertentu

7. Salam Pembuka
Bagian surat yang ke 7 adalah salam pembuka yang berfungsi sebagai sapaan dalam surat. Salam pembuka ditulis dengan huruf kapital di awal dan diakhiri oleh tanda koma.

Contoh: Dengan hormat, Salam sejahterta, Dr. Dewi Sari Sumitro, S.S., M.Pd., yang terhormat,

8. Isi Surat

a. Pembuka Pembuka merupakan alenia pertama yang berfungsi sebagai pengantar atau pendahuluan terhadap informasi yang disampaikan di alenia isi.

b. Isi Alendia isi berisi informasi yang akan disampaikan.

c. Penutup Sedangkan alenia penutup ini berisi ucapan terima kasih atau harapan dari penulis surat kepada pembaca surat.

9. Salam Penutup
Salam penutup merupakan penutup surat yang biasanya menggunakan kata: “Hormat saya, Hormat kami, Wassalam”. Penulisan salam penutup tersebut seperti salam pembuka, diawali oleh huruf kapital dan diakhiri oleh tanda koma.

10. Nama Jelas Pengirim dan Tanda tangan
Setelah salam penutup, terdapat nama jelas pengirim surat beserta tanda tangannya. “Atas nama” digunakan apabila orang yang berwenang melimpahkan kekuasaan kepada bawahannya untuk menandatangani atas nama orang yang memberi wewenang

11. Tembusan
Tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut.

E. JENIS-JENIS SURAT
Masyarakat sudah mengenal surat dari jaman dahulu sebelum adanya perkembangan teknologi di jaman sekarang yang bisa merubah bentuk surat kertas menjadi surat elektronik atau bisa menjadi canggih dengan menggunakan alat komunikasi.

Secara umum surat di golongkan menjadi tiga fungsi atau tiga jenis, yaitu surat pribadi, surat resmi dan surat niaga.

1. Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang biasa digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi. Contoh dari surat resmi dalah surat undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Adapun ciri-ciri dari surat resmi ini adalah :
.

a. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
b. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
c. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
d. Penggunaan ragam bahasa resmi
e. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
f. Ada aturan format baku

Berikut ini adalah bagian-bagian surat resmi yang harus diketahui, adalah :
a. Kepala/kop surat yang berisi nama instansi/lembaga , alamat instansi dan logo instansi.
b. Nomor surat yakni urutan surat yang akan dikirimkan
c. Lampiran yakni berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
d. Hal isinya berupa garis besar dari isi surat tersebut .
e. Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
f. Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
g. Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
h. Isi surat yang berisi uraian hari , tanggal , waktu , tempat , dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil , terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikannya .
i. Penutup surat berisi salam penutup , jabatan , tanda tangan , nama yang biasanya disertai NIP .
j. Tembusan surat berisi berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan .

2. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi atau bisa di bilang surat yang tujuannya hanya untuk seseorang. Surat ini yang ditujukan antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu tidak menggunakan kop surat, tidak ada nomor surat, salam pembuka dan penutup bervariasi, menggunakan bahasa bebas yang sesuai keinginan dari si penulis, dan format tulisan surat bebas. Ciri-ciri surat pribadi yaitu:
a. Tidak menggunakan kop surat
b. Tidak ada nomor surat
c. Salam pembuka dan penutup bervariasi
d. Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
e. Format surat bebas

3. Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang biasa digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti usaha industri, bisnis, dan usaha jasa. Surat ini berguna untuk membangun kerja sama dengan pihak lain sehingga harus disusun dengan baik.

Jenis-jenis surat niaga:

A. Surat Penawaran
Surat penawaran adalah surat yang berisi informasi keadaan suatu barang/jasa yang hendak dijual kepada calon pihak yang dikirim surat (calon pembeli/pengguna jasa).

B. Surat permintan penawaran barang

Surat permintaan penawaran barang adalah surat yang dikirimkan kepada penjual oleh calon pembeli dengan maksud meminta informasi mengenai harga dan keadaan barang, serta persyaratan mengenai jual-beli barang.

C.Surat pemesanan

Surat pemesanan ialah surat dari pembeli yang dikirim kepada penjual yang berisi pesanan untuk membeli sejumlah barang atau memesan suatu jasa tertentu.

D. Surat klaim (Pengaduan)
Surat klaim adalah surat pemberitahuan dari pemesan/pembeli kepada penjual, karena barang-barang yang diterimanya tidak sesuai dengan pesanan.

E. Surat pengantar barang
Yaitu surat yang digunakan sebagai pengantar barang dari penjual kepada pembeli atau pengantar paket barang-barang dan sebagainya.

F. Surat pengiriman Pembayaran
Surat pengiriman pembayaran adalah surat yang dikirimkan pembeli kepada penjual yang isinya memberitahukan bahwa barang telah diterima dan pembayaran segera penuhi sesuai dengan yang telah disepakati.

G. Surat Tagihan
Surat tagihan meruupakan surat yang dibuat oleh penjual atau pedagang (kreditur) yang berisi peringatan/ mengingatkan pihak pembeli (debitur) untuk membayar sejumlah uang atas barang-barang yang dibelinya.

Dalam menulis surat niaga ada hal-hal yang harus kita perhatikan, antara lain seperti:
a. Menetapkan tujuan
b. Menetapkan isi surat
c. Nama dan jenis barang
d. Merk dan kualitas barang
e. Banyak barang yang ditawar
f. Penetapan tata urutan isi surat
g. Menyelesaikan setiap bagian isi surat satu persatu
h. Hindari penggunaan singkatan

F. BAHASA SURAT
Yang dimaksud dengan bahasa surat di sini ialah bahasa yang kita gunakan dalam surat kita, terutama bahasa dalam bagian inti surat itu. Bahasa yang digunakan harus tunduk kepada semua aturan bahasa yang berlaku baik struktur kata dan kalimat, maupun penggunaan tanda-tanda baca, pemakaian alinea/paragraf, dan sebagainya. Untuk dapat membuat surat yang baik, Anda harus memenuhi kriteria di bawah ini, yaitu:

1. Bahasa yang digunakan sesuai dengan etika, estetika, dan logika
2. Menarik, padat, dan jelas.
3. Bahasa yang digunakan dapat mewakili isi dan tujuan surat.

Misalnya, memberitahukan sesuatu, menyatakan sesuatu, meminta sesuatu, membalas surat atau menjawab pertanyaan, dan sebagainya.

1. Penggunaan Bahasa Indonesia Dalam Surat
Penggunaan kata – kata yang belum dikaji kebenarannya tidak dibenarkan. Penggunaan kata – kata seperti gimana, ngapain, kenapa, entar, kasih, bikin, dan yang semacam itu adalah termasuk kata yang tidak baik. Karena kata – kata yang dianggap baik adalah seperti bagaimana. mengapa, nanti, memberi, membuat.

2. Kata Yang Lazim
Pilihlah kata – kata yang lazim atau memakai istilah dalam bahasa Indonesia. Seperti masukan bukan input, suku cadang bukan spare part, dan peringkat bukan ranking.

3. Kata Yang Cermat
Kata memohon, meminta, menugasi, memerintahkan, menganjurkan dan menyarankanmerupakan kata – kata yang mempunyai arti yang sama. Penulis surat dinas hendaknya dapat memilih kata tersebut dengan tepat sesuai dengan pesan yang ingin disampaikan dalam surat. Penggunaan sapaan Bapak, Ibu, Saudara, dan Ananda hendaknya tepat pula sesuai dengan kedudukan orang yang dikirimi surat tersebut. Apakah penerima surat lebih tinggi pangkat atau kedudukannya, ataukah sederajat dengan pengirim surat.

4. Ungkapan Idiomatik
Unsur – unsur dalam ungkapan idiomatik sudah tetap dan senyawa. Unsur – unsur itu tidak boleh ditambah, dikurangi, atau dipertukarkan. Yang termasuk ungkapan idiomatik antara lain: sesuai dengan, bertemu dengan, terbuat dari, dan luput dari.

5. Ungkapan Yang Bersinonim
Ungkapan – ungkapan yang bersinonim atau berarti sama sebaiknya tidak digunakan sekaligus.