Administrasi Sumber Daya Manusia #PIABIS pt.6

 Sumber daya manusia atau Personel atau personil adalah setiap orang menjalankan salah satu pekerjaan (job), fungsi, kewajiban (duty), tugas (task), jabatan (job, position) di dalam tangga dan atau kerangka organisasi yang mempunyai fungsi atau kedudukan dalam organisasi untuk menjalankan kegiatan-kegiatan organisasional.

Administrasi personil adalah fungsi dan tanggung jawab direksi (administrator) perusahaan dibantu dan dijalankan oleh seorang manager perseonil yang juga dibantu oleh staffer (bawahannya).

Tujuan administrasi personil adalah untuk melaksanakan dan melansir prgram personil yang disusun untuk seluruh perusahaan dalam rangka manpower development (pengembangan tenaga kerja).

Tujuan perosnel management yang dijalankan oleh setiap manager adalah untuk meningkatkan mutu dan daya kerja daribawahanya agar mereka semakin berguna bagi perusahaan dan bisa di promosikan.

Administrasi personil terbagi atas:

1. Organsasi pengurusan personil
2. Sistem informasi ( termasuk tata usaha) mengenai personil
3. Management dari kegiatan dan operasi pelaksanaan program personil

Unsur-unsur dari program personel yang lengkap adalah :

1. Prapta-praptanya (objectives) yang hendak dicapai
• Memperoleh korps karyawan perusahaan yang dapat bekerjasama dengan baik, dengan penuh saling pengertian, jujur dan saling mempercayai melalui suatu program seleksi yang sehat.
2. Policy-policy yang akan dipegang dalam pelaksanaanya
• Pedoman atau petunujuk yang jelasdan tegas dalam melaksanakan fungsi-fungsi dari program personil. Bersifat pendirian atau pandangan dalam menghadapi masalah-masalah.
3. Prosedur-prosedurnya yang akan dipergunakan
• Pedoman tentang bagaimana tata cara menjalankan sesuatu.
4. Buget-buget untuk penyelenggaraannya
• Buget yang disediakan oleh direksi perusahaan merupakan tanda atau cermin dari kepercayaan direksi terhadap kebaikan dari program personilnya.

Prinsip-Prinsip (Syarat) Program Personil :

1. Harus benar-benar sesuai dengan kebutuhan organisasi
2. Harus menjamin perlakuan yang adil dan wajar (fair treatment) kepada semua karyawan dari semua lapisan,
3. Harus merangsang atau meningkatkan adanya komunikasi yang baik dan sehat antara pimpinan dan karyawan
4. Harus merangsang moril (kekuatan jiwa untuk bertahan pada moral yang baik) dan moral (pengetahuan tentang baik dan tidak baik) yang sebaik-baiknya.
5. Harus memuat kriteria yang jelas, tegas, dan adil untuk penentuan gaji, upah, tunjangan, bantuan kesejahteraan, dan sebagainya.
6. Harus dapat mengembangkan kebanggaan dan kegembiraan kerja yang sehat.

Administrasi Sumber Daya Manusia (Personil)

1. Pengadaan Personil (Procurentment)
• Setiap jabatan harus disusun dua perangkat dengan syarat-syarat :
• Syarat-syarat kualifikasi jabatan terdiri atas kewajiban tanggung jawab dan kualifikasi yang diminta dari pemegang jabatan yang bersangkutan.
• Syarat-syarat pribadi yang harus dipenuhi oleh calon yang hendak diangkat untuk memegang jabatan tersebut.
• Pembagian jabatan atau job :
• Analisa jabatan adalah proses untuk mengumpulakn dan menganalisa informasi yang diperlukan untuk menyusun syarat-syarat kualifikasi.
• Deskripsi jabatan adalah rumusan daripada kewajiban, tanggung jawab dan kegiatan utama yang harus dijalankan oleh jabatan itu.
• Perincian jabatan adalah spesifikasi dari syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh seorang calon untuk mengis jabatan tersebut.
• Prosedur atau Proses pengadaan itu pada umumnya secara prinsip berlangsung sebagai berikut :
1. Penerimaan surat-surat lamaran
2. Seleksi berdasarkan surat-surat lamaran
3. Penerimaan pelamar-pelamar yang lulus seleksi pertama
4. Wawancara tahapan pertama
5. Pengisian formulir lamaran definitif
6. Tes bakat kemampuan (Employment Test)
7. Wawancara
8. Pengecekan riwayat hidup (milieu, mentalitas sosial-budaya)
9. Psikotest
10. Pengangkatan definitif
2. Pengembangan Personil (Develepment)
• Cara-cara pengembangan yang modern dalam rangka executive development ada dua, yakni :
1. On-the-job methode, contoh :
• Pemberian kesempatan untuk memperoleh pengalam praktek di lapangan yang di anggap berguna.
• On-the-job coaching oleh dibawah asuhan yang teoritis dan praktis memang menguasai bidang tugasnya dan mempunyai bakat mendidik bawahan.
• Position rotation secara berencana, teratur dan sistematis dengan tujuan memberikan kepada yang bersangkutan kesempatan untuk memperluas pandangan dan pengalaman.
2. Off-the-job methode
• Pengiriman ke kursus-kursus tertentu di dalam maupun di luar negri dengan tugas dan tujuan yang ditentukan secara jelas dan tegas, sehingga yang bersangkutan memperoleh hasil yang diharapkan.
• Pemberian tugas research atau survey dengan metode role playing.
3. Remunerasi (Remuneration)
• Program remunerasi memiliki tiga faktor yang saling berkaitan, yaitu :
1. Filsafat Perusahaan
• Menentukan dalam :
• Pandangan para pemilik dan pimpinan perusahaan terhadap para karyawan pada umumnya.
• Pandangan para pemilik dan pimpinan perusahaan terhadap gaji, upah, tunjangan, bonus, premi dan sebagainya yang diberikan kepada karyawan
2. Sistem Penilaian Prestasi Karya
• Program evaluasi personil, disusun untuk :
• Dipergunakan sebagai sarana guna melakukan motivasi
• Dipergunakan sebagai sarana, dasar, dan ukuran untuk melakukan supervisi (pengamatan) dan menjalankan leadership.
• Dipergunakan sebagai bahan dan pedoman di dalam komunikasi antara pipminan perusahaan perusahaan dan karyawan.
• Dipergunakan sebagai bahan dan dasar guna meningkatkan dan mengembangkan moril dan semangat kerja personil
• Dipergunakan sebagai pedoman dalam menangani keluhan-keluhan, pengaduan-pengaduan, dan tindakan disiplin.
• Tiga syarat kriteria ukuran penilaian terhadap prestasi personil :
1. Harus observabel, artinya : harus dapat dilihat, dinyatakan oleh penilaina yang bersangkutan.
2. Harus universal, artinya : haris diperlukan terhadap siapa saja yang menjalankan jabatan atau pekerjaan yang bersangkutan.
3. Harus dapat dibedakan, artinya : sifat atau ciri dengan nama sebutan tertentu harus dapat dibedakan dari sifat atau ciri lainya.
• Metode-metode penilaian :
1. Metode ranking, yakni suatu metode penilaian dengan cara pemberian angka-nilai kepada para karyawan masing-masing menurut suatu sistem atau skala nilai.
2. Metode Check List, adalah suatu metode dengan mempergunakan suatu daftar perincian dari pernyataan mengenai sifat-sifat atau prestasi yang harus dicapai.
3. Critical Incident Methode, adalah suatu metode penilaian untuk menemukan karyawan-karyawan yang mempunyai keistimewaan yakni mempunyai kondisi mental yang hebat pada waktu ada keadaan krisis.
4. Free form Evaluation methode, suatu metode penilaian yang memberikan kebebasan kepada para atasanatau supervisor untuk menyusun sendiri penilaianya terhadap karyawan bawahannya dan mempergunakan rumusan atau kata-katanya sendiri.
3. Sistem Pemberian Penghargaan
• Hal-hal yang berkaitan dengan Sistem pemberian penghargaan :
1. Administrasi pergajian dan perupahan
2. Pemberian rangsangan
3. Evaluasi jabatan
4. Jaminan hari tua
5. Kesejahteraan personil
6. Kesehatan dan keselamatan kerja
7. Stabilisasi dan pengamanan nasib personil
4. Integrasi (Integration)
• Integrasi adalah proses yang terdiri atas berbagai macam kegiatan untuk mempertemukan dan mungkin menyatukan kepentingan individu dari personil-personil dengan kepentingan organisasional Perusahaan.
5. Kesejahteraan (Employe Relation and Welfare)
• Tujuan kesejahteraan adalah untuk meningkatkan produktivitas personil dengan menyelenggarakan berbagai fasilitas yang mengurangi kesulitan hidup personil yang dapat menurunkan daya kerja, fatigue, rasa bosan, dengan kata lain bersifat psikologis komersial.
6. Pendisiplinan (Discipline)
• Disiplin adalah ketaatan kepada lembaga atau organisasi beserta segala apa yang menjadi ketentuan-ketentuannya tanpa memakai perasaan, hanya berdasarkan keinsafan dan kesadaran, bahwa tanpa adanya ketaatan semacam itu segala apa yang menjadi ketentuan atau tujuan organisasi tidak akan tercapai.