A. Pengertian Perencanaan Sumber Daya Manusia
Perencanaan SDM adalah proses mengantisipasi dan membuat ketentuan (persyaratan) untuk mengatur arus gerakan tenaga kerja ke dalam, di dalam, dan ke luar organisasi, Arthur W Sherman dan Goerge W Bohlander, dalam Hadari Nawawi, 1997:137. Sementara menurut G Steiner, dikatakan bahwa perencanaan SDM merupakan perencanaan yang bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan, melalui strategi pengembangan kontribusi pekerjanya di masa depan. Dari ke dua definisi yang disebut di atas, sementara dapat disimpulkan bahwa perencanaan SDM merupakan serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan upaya merencanakan dalam mengantisipasi masa depan.
Perencanaan SDM sebagai suatu kegiatan merupakan proses bagaimana memenuhi kebutuhan tenaga kerja saat ini dan masa datang bagi sebuah organisasi. Dalammemenuhi kebutuhan tenaga kerja saat ini, maka proses perencanaan SDM berarti usaha untuk mengisi/menutup kekurangan tenaga kerja baik secara kuantitas maupun kualitas. Sedangkan dalam memenuhi kebutuhan tenaga kerja di masa datang, perencanaan SDM lebih menekankan adanya usaha peramalan (forecasting) mengenai ketersediaan tenaga kerja yang didasarkan pada kebutuhan sesuai dengan rencana bisnis di masa datang.
Dengan kata lain, tujuan perencanaan SDM adalah untuk mempergunakan SDM seefektif mungkin agar memiliki sejumlah pekerja yang memenuhi persyaratan/kualifikasi dalam mengisi posisi yang kosong kapanpun dan apapun posisi tersebut. Dengan tersedianya informasi tentang kebutuhan dan kualifikasi yang diinginkan, maka dalam pelakasanaan rekrutmen, seleksi, penempatan, pemeliharaan, pengembangan, dan pemberian kesejahteraan karyawan akan lebih mudah dan terkendali. Sedangkan menurut Safarudin Alwi, 2001:143, dikatakan bahwa perencanaan SDM adalah perencanaan yang disusun pada tingkat operasional yang diajukan untuk memenuhi permintaan SDM dengan kualifikasi yang dibutuhkan.
Perencanaan SDM pada dasarnya dibutuhkan ketika perencanaan bisnis sebagai implementasi visi dan misi perusahaan telah ditetapkan. Visi perusahaan sebagai pemandu arah sebuah bisnis kemana akan menuju dan dengan strategi apa bisnis tersebut akan dijalankan. Berawal dari strategi bisnis tersebut kemudian strategi perencanaan SDM apa yang akan dipilih. Strategi SDM yang dipilih dan ditetapkan asangat menentukan kebutuhan SDM seperti apa yang akan diinginkan, baik secara kuantitas maupun kualitas.
Sementara perencanaan SDM menurut Graham dan Benet dalam Safarudin Alwi, 2001:148, dikatakan bahwa perencanaan SDM sebagai upaya memproyeksikan berapa banyak karyawan dan macam apa yang dibutuhkan organisasi dimasa yang akan datang. Sebenarnya masih banyak lagi definisi tentang perencanaan SDM yang bisa diangkat, namun dari beberapa definisi yang disebut di atas secara umum dapat disimpulkan bahwa perencanaan SDM merupakan proses menentukan kebutuhan SDM, secara kuantitatif dan kualitatif untuk mencapai tujuan strategik organisasi melalui fungsi-fungsi MSDM dalam jangka pendek maupun jangka panjang secara efektif dan efisien.
Berikut merupakan pengertian Perencanaan menurut para ahli:
1. George R.Terry mengatakan bahwa perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
2. Billy E. Goetz mengatakan bahwa perencanaan adalah pemilihan yang fundamental dan masalah perencanaan timbul, jika terdapat alternatife-alternatif.
Sedangkan perencanaan sumber daya manusia menurut para ahli yaitu:
1. Menurut Andrew F Sikula, perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja didefinisikan sebagai proses menentukan kebutuhan akan tenaga kerja dan cara memenuhi kebutuhan tersebut untuk melaksanakan rencana terpadu organisasi.
2. Menurut Thomas H. Stone, perencanaan sumber daya manusia adalah proses meramalkan kebutuhan akan sumber daya manusia dari suatu organisasi untuk waktu yang akan datang agar langkah-langkah dapat diambil untuk menjamin bahwa kebutuhan ini dapat dipenuhi.
3. Menurut John B. Miner dan Mary Green Miner, perencanaan sumber daya manusia dapat diuraikan sebagai suatu proses yang berusaha menjamin jumlah dan jenis pegawai yang tepat akan tersedia pada tempat yang tepat pada waktu yang tepat untuk waktu yang akan datang, mampu melakukan hal-hal yang diperlukan agar organisasi dapat terus mencapai tujuannya.
Perencanaan SDM adalah langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna menjamin bahwa bagi organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai kedudukan, jabatan, dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat. Perencanaan SDM ini untuk menetapkan program pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, pengadaan, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan, dan pemberhentian karyawan. Jadi, dalam rencana SDM harus titetapkan semua hal tersebut secara baik dan benar.
Metode PSDM,dikenal atas metode nonilmiah dan ilmiah. Metode non ilmiah diartikan bahwa perencanaan SDM hanya didasarkan atas pengelaman ,imajinasi,dan pemikiran-pemikiran dari Perencanaan saja.
Rencana SDM semacam ini resiko nya cukup besar,misalnya kwalitas dan kwantitas tenaga kerja tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Akivbatnya,timbul pemborosan Yang Merugikan perusahaan.
Metode ilmiah diartikan bahwa perencanan SDM dilakukan berdasarkan atas hasil analisis dari data,informasi,peramalan-peramalan dari perencanaannya. Rencana SDM semacam ini resiko nya relative kecil karena segala sesuatu nya telah diperhitungkan terlebih dahulu. Metode ilmiah ini data dan informasinya harus akurat,serta analisis yang Baik Dan benar.
Apakah Data Dan Informasi itu?
Data adalah kejadian kejadian nyata pada masa lampau,baik data sekunder maupun data primer. Informasi adalah hasil proses data serta memberikan informative kepada Penerimanya
Information is data that has been processed into a form that is meaningful to the recipient and is real or perceived value in current or prospective decisions. (Gordon B.Davis)
(Informaasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan sekarang atau yang akan datang)
Perencanaan SDM baru dapat dilakuakn dengan baik jika informasi tentan job analysis , organisai,dan situasi persediaan tenaga Kerja diperoleh.
Job Analysis Job Analysis memberikan informasi tentang aktifitas pekerjaan ,standar pekerjaan,konteks pekerjaan,persyaratan personalia, perilaku manusia,dan alat-alat yang dipergunakan.
Job description memberikan informasi tentang tugas-tugas dan tanggung jawab seorang pejabat pada Suatu jabatan.
Job specification memberikan informasi tentang kwalifikasi-kwalifikasi SDM yang akan menjaabat suatu jabatan.
Job evaluation memberikan informasi mengenai berat ringan nya pekerjaan,risiko pekerjaan,dan Gaj jabatn.
Job enrichmen memberikan informasi untuk memperkaya pekerjaan pada suatu jabatan tertentu Yang Sifatnya vertical.
Job enlargement memberikan informasi untuk memperkaya jenis pekerjaan yang sifatnya horizontal.
Work simplification memberikan informasi untuk spesialisasi pekerjaan , karena perkembangan perusahaan.
Organisasi
Organisasi memberikan informasi tentang hal-hal berikut:
Organisasi memberikan informasi tentang hal-hal berikut:
1. Tujuan yang inngin dicapai,apakah laba atau memberikan pelayanan
2. Jenis organisasi,apakah organisasi lini,lini dan staf,fungsional,atau komite
3. Dasar Penderpartemenan Dan Struktru Organisasi
4. Rentang Kendali Setiap Departemen
5. Kepemimpina organisasi,individu,atau Kolektif
6. Jumlah Karyawan dan perincian managerial dan operasional
7. Jenis-jenis Authority yang didelegasikan dalam organisas
8. Tingakat-tigkat Posisi Pejabat
Situasi Persediaan Tenag Kerja
1) Situasi persediaan tenaga kerja memberikan informasi tentang hal-hal berikut:
Persediaan tenaga kerja dan tingkat kemampuan SDM
Persediaan tenaga kerja dan tingkat kemampuan SDM
2) Jenis-jenis,susunan umur,tingkat pendidikan,seerta penyebaran atau pemerataan tenaga kerja
3) Kebijaksanaan Perburuha Dan KompensasiPemerinntah
4) Sistem,kurikulum,dan tingkat-tingkat pendidikan SDM
Peramalan
Perencanaan SDM yang baik adalahh jika ia dapat meramalkan masadepan dengan cara memproyeksikan hasil analisis informasi yang diperolehnya. Peramalan biasanya untuk masa 5 tahunyang akan datang. Apabila ramalan-ramalannya mendekati kebnearan,rencana itu baik dan benar,karena ia dapat membaca situasi masa yang akan datang Denga Baik.
Tujuan Peramalan Antara lain:
1) Meramalkan kebutuhan dan persediaan tenaga kerja yang ada
2) Meramalakan kemajuan perusahaan dan tekhnologi sehingga harus dilaksanakan pelatihan dengan Kurikulum yang Tepat.
3) Meramalkan kemajuan pendidikan dan meningkatkan kemampauan SDM
4) Metramalkan kebutuhan akan jenis-jenis kecakapan yang berlainan dan jenis SDM ( peria-wanita) pada masa yang akan datang
5) Meramalkan kebijaksanaan perubahan pemerintah, seperti usia, UMR, dan jam kerja.
Meramalkan kebutuhan tenaga kerja merupakan hal terpenting dan juga hal tersulit dilakukan.Pertama, perlu mengidentifikasi berbagai kendala yang mempengaruhi permintaan, baik factor yang mempengaruhi langsung dan factor tidak langsung atau perubahan lingkunganeksternal.Kedua, ramalan ini dibuat dengan pertimbangan keakuratan metode ramalan yang digunakan.Peramalan sumber daya pada sisi permintaan berupaya untukmemprediksi kebutuhan tenaga kerja organisasi di masa mendatang.
Peramalan penawaran sumber daya manusia bertujuan memprdiksi jumlah permintaan dan penawaran karyawan di waktu yang akan dating baik secara kuantitas maupun kualitas.Memilih metode peramalan yang tepat metupakan hal yang terpenting dan sulit, karena tidak semua sesuai dengan organisasi dan situasi.Oleh karena itu, SDM harus memilih metode yang paling sesuai untuk menjawab permasalahan organisasi.Factor di bawah ini dapat dijadikan pertimbangan dalam memilihmetode peramalan.
1. Stability dan certainly
2. Ketersediaan data
3. Jumlah karyawan
4. Ketersediaan sumber daya
5. Kredibilitas manajemen
6. Jangka waktu
Dan ada juga beberapa teknik peramalan yang dapat direkomendasikan pada organisasi, yaitu :
1. Teknik Delphi
2. Ekstrapolasi
3. Analisis computer
4. Indeksasi
5. New vwnture analysis
6. Analisis markov
C. Perencanaan Prosedur dan Perencanaan MSDM
Perencana (Planner) adalah orang, baik individu maupun kelompok, yang memproses perencanaan (planning) yang hasilnya menjadi rencana (plan).
Syarat-syarat perencanaan SDM
1) Harus mengetahui secara jelas masalah yang akan direncanakan
2) Harus mampu mengumpulkan dan menganalisa informasi tentang SDM.
3) Harus mempunyai pengetahuan luas tentang job analaysis, organisasi dan situasi persediaan SDM.
4) Harun mampu membaca situasi SDM masa kini dan masa mendatang
5) Mampu memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi masa depan.
6) Mengetahui secar luas peraturan dan kebijaksanaan perburuhan pemerintah.
Prosedur Perencanaan MSDM
1) Menetapkan secara jelas kuantitas MSDM yang dibutuhkan.
2) Mengumpulkan data dan informasi tentang MSDM.
3) Mengelompokkan data dan informasi serta menganalisisnya.
4) Menetapkan beberapa alternatif.
5) Memilih yang terbaik dari alternatif yang ada menjadi rencana.
6) Menginformasilkan rencana kepada para karyawaan untuk direalisasikan.
Rencana SDM
Rencana sdm harus baik dan benar, supaya pembinaan dan pengarahan karyawan efektif dan efesien dalam melakukan tugas-tugasnya cirri-ciri SDM yang baik dan benar, antara lain sebagi berikiut:
1) rencana harus menyeluruh, jelas, dan mudah dipahami para karyawan.
2) job description setiap personil jelas dan tidak terdapat tumpang tindih dalam pelaksanaan kerjaan .
3) kualitas dan kuantitas serta penempatan karyawan sesuai sesuai dengan kebutuhanperusahaan
4) rencana harus secara jelas menetapkan hubungan kerja, saluran pemeritah, dan tanggung jawab.
5) rencana harus fleksibel dalam pelaksanaanya, tetapi tujuan, pedoman, pola dasarnya tetap.
6) rencana harus mengatur tentang mutasi , peraturan dan sanksi hukuman, pengembangan, cara penilaian dan yang dinilai, dan lain sebgainya.
7) Dalam rencana harus terdapat secara jelas hak dan kewajiban para karyawan.
8) rencana harus menjadi pedoman, kejelasan tugas pendorong semnagat kerja karyawan.
9) rencana harus dapat digunakan menjadi alat control yang baik..
Jangka waktu rencana
Renvana jangka panjang, waktunya lebih dari 5tahun, seperti rencana pension dan lain-lain. Rencana waktu menengah, waktunya 3-5 tahun, seperti rencana promosi, demosui dan lain-lain.
Rencana jangka pendek, waktunya 1-2 tahun, seperti rencana seleksi dan lain-lain
Pentingnya PSDM.
PSDM ini perlu untuk kepentingan perseorangan, perusahaan, dan nasional.
Kepentingan perseorangan
PSDM penting bagi setiap orang karena dengan PSDM ia dapat menetapkan tujuan yang ingin dicapainya. Untuk mencapai tujuan atau cita-cita ini maka kegiatan-kegiatanya akan lebih terarah, efektif, dan efesien. Selain itu, ia dapat menilai seberapa jauh tujuan yang telahh dicapainya setiap priode,contohnya rencana pendidikan, karir, ekonomi, dan lain-lain.
Kepentingan perusahaan
PSDM ini sangat penting bagi setiap perusahaan ( organisasi) untuk dapat meningkatkan daya guna dan hasil guna mencapai tujuan perusahaan. Dengan PSDM kualitas, kuantitas, dan penempatan pegawai tepat sesuai kebutuhan perusahaan. PSDM perusahaan juga akan dapat menilai pakah perusahaan maju atau tidak, serta control karyawan dapaat dilakukan.
Kepentingan nasional
PSDM bagi kepentingaan nasional sangat penting karena kemajuan suatu Negara terletak pada keunggulan sumber daya manusianya. Semakin tinggi mutu SDM nya, kemajuan Negara akaan cepat pula. Oleh karena itu, pemeintah harus merencanakan peningkatan mutu SDM supayaa pembangunan negar dapat berjalan lancer dan tepat. Tanpaa mutu SDM yang baik, sulit untuk Negara mencapai kemajuan yang cepat, peningkatan mutu SDM hanya dapat dilakukan dnegan adanya PSDM yangb aik dan benar.
Tantangan dalam PSDM bersipat eksternal dan internal
1) Tantanggan eksternal meliputi ekonomi, sosial politik, perundang-undangan, teknologi dan persaingan
2) Tantangan internal meliputi anggaran, estimasi produk, dan penjualan, usah atau kegiatan baru dan sebgainya.
Agar setiap fungsi MSDM diterapkan dengan baik dan tepat maka perlu perencanaan terlebih dahulu.
1) Perencanaan Organisasi
Organisasi sebagai alat dan wadah orang-orang untuk bekerja sama, terintegrasi, terkoordinasi, efektif, dan hormanis, perlu direncanakan terlebih dahulu.
Hal-hal yang perlu direncanakan dalam pengorganisasian, antara lain sebagai berikut:
Besar kecilnya organisasi yang dibutuhkan, supaya efektif dan efesien membantu tercapainya tujuan.
Tipe organisasi yang paling tepat, apakah organisasi lini, organisasi lini dan staf, organisasi fungsional, atau organisasi komite.
Hubungan-hubungan dan saluran perintah serta tanggung jawab dalam organisasi.
Struktur (Organization Chart) dan jumlah departemen/bagiannya.
Job description untuk setiap jabatan, sehingga tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas dapat dihindarka.
Rentang kendali setiap depertemen/ bagian sesuai.
2) Perencanaan pengarahan
Pengarahan SDM perlu direncanakan agar mereka bekerja giat, efektif dan efisien membantu tercapainya tujuan perusahaan. Hal-hal yang perlu direncanakan dalam pengarahan (direnting) SDM, antara lain sebagai berikut:
Peraturan-peraturan perusahaan dan sanksi hukuman yang melanggarnya.
Delegation of Authority, apakah desentralisasi authority.
Cara melaksanaan komunikasi dan simbolis komunisasi yang diberikan
Alat-alat motivasi dan cara-cara pemberiannya.
Pengaturan pemberian insentif dan upah insentif.
3) Perencanaan pengendalian
Hal-hal yang perlu direncanakan dalam pengendalian antara lain sebagai berikut:
a) Sistem poin-poin yang dinilai.
b) Periode dan proses penilaian yang akan dilakukan.
c) Metode penilaian yang akan ditetapkan.
d) Tindak hasil penilaian terhadap SDM.
4) Perencanaan pengadaan
Hal-hal yang perlu direncanakan dalam pengadaan SDM, antara lain sebagai berikut:
a) Penentuan jumlah dan kualitas SDM yang akan diperlukan.
b) Sumber calon karyawaan dan cara penarikannya.
c) Dasar, sistem, metode, dan tingkat-tingkat seleksi yang akan dilakukan.
d) Kualifikasi-kualifikasi dan prosedur seleksi yang akan dilakukan.
e) Cara-cara penempatan calon pengawai yang dilakukan.
5) Perencanaan pengembangan
Hal-hal yang diperlu direncanakan dalam pengembangan SDM, antara lain sebagai berikut:
a) Tujuan dan peserta pengembangan.
b) Metode-medote dan kurikulum pengembangan yang akan diberikan.
c) Tolak ukur metode pengembangan yang akan diterapkan.
d) Dasar penilaian dan unsur-unsur yang dinilai.
e) Asas dan dasar-dasar promosi karyawan.
f) Biaya-biaya pengembangan yang akan dikeluarkan.
g) Penilai dan ruang lingkup penilaian.
6) Perencanaan kompensasi
Hal-hal yang harus direncankan dalam kompensasi, anatara lain sebagai berikut:
a) Dasar, sistem, dan metode kompensasi yang akan diberlakukan.
b) Kebijaksanaan kompensasi yang akan diberlukan.
c) Waktu pembayaran kompensasi yang akan tetapkan.
7) Perencanaan pengintegrasian
Hal-hal yang perlu diperlu direncanakan dalam pengintegrasian. Antara lain sebagai berikut.
a) Metode pengintegrasian yang akan diberikan.
b) Alat-alat dan jenis-jenis motivasi yang akan diberikan.
c) Pemimpin dan kesepakatan kerja sama.
d) Biaya-biaya untuk alat-alat motivasi yang dikeluarkan.
8) Perencanaan pemeliharaan
Hal-hal yang harus direncanakan, antara lain sebagai berikut.
a) Jenis-jenis kesehteraan ekonomis yang akan diberikan.
b) Jenis-jenis kesehteraan fasilitas yang akan diberikan.
c) Jenis-jenis kesehteraan pelayanan yang akan disediakan.
d) Biaya-biaya yang akan dikeluarkan.
e) Cara dan waktu pemberian kesehteraan.
9) Perencanaan kedisiplinan
Hal-hal yang direncanakannya, anatara laian sebgai berikut.
a) Peraturan-peraturan perusahaan dan sanksi hukuman yang akan diberikan.
b) Sistem pengawasan yang akan diterapkan.
c) Penyelesaikan persaingan konflik yang akan diberlakukan.
d) Perencanaan pemberhentian
e) Setiap karyawaan yang berhenti akan membawa biaya (penarikan, seleksi, pengembangan) yang merugikan perusahaan. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pemberhentikan SDM, antara lain sebagai.
a. Penetapkan syarat-syarat status setiap karyawan dalam perusahaan (tetap, kontrak, percobaan, anatara lain.
b. Merencanakan peraturan-peraturan pemberhentian yang dikaitan dengan status SDM dan lasan-alasan.
c. Merencanakan persyaratan pensiun dan pembayaran uang pensiun dan atau pesangonnya.
d. Merancanakan prosedur pemberhentian.
Audit SDM penting dan mutlak harus dilakukan untuk mengetahui apakah para karyawaan bekerja dengan dan perilaku sesuai rencana. Pelaksanaan audit SDM ini sangat penting bagi perusahaan maupun bagi karyawaan yang bersangkutan.
Kepentingan Audit Bagiu Perusahaan
- Untuk mengetahui prentasi karyawan.
- Untuk menetapkan besarnya kompensasi karyawan bersangkutan.
- Untuk mengetahui kreativitas dan perilaku karyawan.
- Untuk menetapkan apakah karyawan perlu dimutasi (vertikal atau horizontal)
- Untuk mengetahui apakah karyawan itu dapat bekerja sama dengan karyawan lainnya.
Kepentingan Audit Bagi SDM
- Untuk memenuhi kepuasan ego manusia yang selalu ingin diperhatikan dan mendapat nilai/pujian dari hasil kerjanya.
- Karyawan ingi mengetahui apakah prentasi kerjanya lebih baik daripada kryawaan lainnya.
- Untuk kepentingan jasa dan promosinya.
- Mengakrabkan hubungan para karyawaan dengan pimpinannya.
Tujuan Audit SDM
- Untuk mengetahui apakah pelaksanaan dan hasil kerja karyawan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
- Untuk mengetahui apakah pada karyawaan dapay menyelesaikan job descrip-tion-nya dengan baik dan tepat waktu.
- Sebagai pedoman menetukan besarnya balas jasa kepada setiap karywaan.
- Sebagai dasar pentimbangan pemberian pujian dan atau atau hukuman kepada setiap karywan.
- Sebagai dasar pertimbangan pelasanaan mutasi vertikel (promosi atau pedoman), horizontal, dan atau alih tugas bagi karywaan.
- Untuk memotivasi peningkatan semangat kerja, prentasi kerja, dan disiplin kerja.
- Untuk menghindari terjadinya kesalahan sedini mungkin dan tindakan perbaikannya dapat dilakukan secepatnya.
- Sebagai dasar pertimbangan ikut sertanya karyawan mengikuti perkembangan (pelatihan pendidikan).
- Untuk memenuhi ego dan kepuasan dengan memeperhatikan nilai mereka.
- Sebagai pedoman yang efektif dalam melaksanakan seleksi penerimaan karyawan di masa datang.
- Sebagai dasar penilaian kembali rencamna SDM apakah sudah baik atau tidak, atau masih perlu disempurnakan kembali.
Pelaksanaan Audit SDM
Pelaksanaan audit SDM dilakukan oleh atasan langsung dan manejer urusan SDM, baik secara individual maupun kolektif. Audit SDM dilakukan secara formal dan informal baik langsung maupun tidak langsung (laporan tertulis). Audit formal dilakukan oleh atasan langsung atau orang yang dapat memberikan sanksi. Audit informal dilakukan oleh masyarakat sehingga tidak dapat memberikan sanksi, tetapi penilaiannya sangat objektif jadi perlu diperhatikan penilai formal sebagai masukan. Audit SDM baru ada artinya jika ada tindak lanjut dari hasilnya. Hal ini perlu supaya karyawan termotivasi untuk mengingatkan disiplin, semangat kerja dan perilakunya.
Tindak lanjut SDM
Apabila nilai auditnya baik, diberikan kenaikan balas jasa (gaji dan atau kesejahteraan karyawan) , dipromosikan, dan atau penghargaan seperti bintang jasa, piagam, dan lain-lain.
Jika nilai auditnya kurang/jelek, dikenakan hukuman seperti gajinya tidak dinaikkan, demosi, dan atau diberhentikan.
Ruang Lingkup Audit SDM
Ruang lingkup audit SDM, cara, system, metode penilain, dan penilaian haruss diinformasikan secara jelas kepada karyawan supaya mereka mengetahuinya.
Ruang lingkup audit SDM, yaitu what, why, where, when, who, and how disingkat 5W+1H.
What (apa) yang dinilai, yaitu prestasi kerja, perilaku, kesetiaan, kejujuran, kerja sama, kepemimpinan, loyalitas saat sekarang, potensi akan datang, sifat, dan hasil kerjanya.
Why (kenapa) dinilai, untuk meningkatkan kepuasan kerja karyawan, kepentingan, pengembangan, dan lain-lain.
Where (dimana) dinilai, didalam atau di luar pekerjaan.
When (kapan) dinilai, yaitu secara periodic (formal) dan secara terus-menerus (informal).
Who (siapa) yang menilai, yaitu atasan langsung, atasan dari atasan langsung-nya, dan atau suatu tim yang dibentuk di perusahaan.
How (bagaimana) penilaiannya, yaitu dengan metode tradisional atau metode modern. Metode tradisional seperti raiting scale, employer comparation, alternative ranking, paired comparation, dan lain-lain.
Metode modern seperti assessment centre dan management By Objektive atau manajemen berdasarkan (MBS = MBO).
F. Pentingnya Perencanaan Sumber Daya Manusia
Setiap organisasi tentunya melaksanakan perencanaan SDM sesuai dengan kebutuhan organisasi. Yang perlu dikembangkan adalah sistem perencanaan SDM metode formal sehingga penyediaan “knowledge Based and Multiskilling Worker” dapat diperoleh kapanpun tenaga kerja itu dibutuhkan.
Perencaan SDM dilakukan dengan tujuan :
a) Memberdayakan sumber daya manusia secara efisien dan efektif
b) Mengembangkan peuang karier yang lebih efektif
c) Mengembangkan SDM yang berkualitas dan memiliki kepuasan kerja
d) Memadukan aktifitas SDM dan tujuan organisasi serta tujuan individu secara efisien
e) Membantu mengembangkan sistem informasi sumber daya manusia sehingga dapat menyediakan informasi yang akurat tentang kegiatan SDM dan unit-unit organisasi.
Perencanaan SDM itu sangat penting karena semua perencanaan itu penting.Pemanfatan sumber daya secara maksimal tidak terjadi begitu saja.Perencanaan itu mempunyai dimensi- dimensi yang luas, tetapi hal yang terpenting berada pada tingkat utama, yakni tingkat perorangan, tingkat organisasi, dan tingkat nasional.
Perencanaan sumber daya manusia sangat penting karena semua perencanaan itu penting. Pemanfaatan sumber daya secara maksimal tidak terjadi begitu saja. Efisiensi yang optimal hanya dapat setelah ada perencanaan yang cermat, tujuan dan langkah-langkah, serta tindakan telah dilakukan. Perencanaan ini memiliki dimensi-dimensi yang luas, tetapi hal yang terpenting berada pada tingkat utama, yakni:·
- Tingkat perorangan
Perencanaan sumber daya manusia sangat penting bagi kepentingan individu karena perencanaan dapat membantu meningkatkan keterampilan. Kepuasan individu dapat lebih mudah dicapai melalui perencanaaan karier yang terarah.
- Tingkat Organisasi
Organisasi atau lembaga menggunakan perencanaan sumber daya manusia untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitasnya dalam jangka panjang. Organisasi harus merekrut tenaga kerja yang berkualitas tinggi untuk dipekerjakan sehingga dapat bekerja secara produktif.
- Tingkat nasional
Masalah sumber daya manusia di tingkat nasional terkait dengan jumlah, komposisi, keragaman dan angkatan kerja yang ada pada suatu Negara. Teknologi yang sangat berperan dalam industry akhir-akhir ini membutuhkan sumber daya manusia yang lebih terampil dalam bidang iptek, manajerial, dan inovatif terhadap perubahan-perubahan yang terjadi. Maka, perlu disiapkan sumber daya yang berkualitas dan unggul untuk memenuhi kebutuhan yang meningkat untuk produktivitas yang lebih baik dan tanggung jawab sosial yang tinggi.
G. Tujuan Perencanaan Sumber Daya Manusia
a. Untuk menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan mengisi semua jabatan dalam perusahaan.
b. Untuk menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini maupun masa depan, sehingga setiap pekerjaan ada yang mengerjakannya.
c. Untuk menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.
d. Untuk mempermudah koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi sehingga produktivitas kerja meningkat.
e. Untuk menghindari kekurangan dan atau kelebihan karyawan.
f. Untuk menjadi pedoman dalam menetapkan program penarikan, seleksi, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan, dan pemberhentian karyawan.
g. Menjadi pedoman dalam melaksanakan mutasi (vertikal atau horizontal) dan pensiun karyawan.
h. Menjadi dasar dalam melakukan penilaian karyawan. Untuk menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yag akan mengisi semua jabatan dalam perusahaan
Perenanaan sumber daya manusia dapat memenuhi banyak tujuan organisasi.Menurut Thomas H. Stone terdapat dua tujuan pokok, yaitu ;
a) Membantu menentukan tujuan organisasi, termasuk perencanaan pencatatan kesempatan kerja yang sama pada karyawan dan tujuan tindakan afirmatif.
b) Melihat pengaruh program dan kebijakan alternatif SDM dan menyarankan pelaksanaan alternatif yang paling menunjang kepada keefektifan organisasi.
c) Perencanaan dengan segala variasinya ditujukan utntuk membantu mencapai tujuan organisasi.perencanaan dapat menimbulkan resiko atau ketidakpastian suatu tindakan. Kebutuhan akan kepercayaan sumber daya manusia mungkin tidak segera tampak, tapi hampir tidak pernah dapat terpenuhi dengan cepat atau mudah. Suatu organisasi yang tidak merencanakan sumber daya manusia akan melihat kebutuhan karyawannya tidak akan terpenuhi dan tujuan akan keseluruhan organisasi tidak akan tercapai secara efektif.
H. Manfaat Perencanaan Sumber Daya Manusia
Manfaat perencanaan akan memberikan nilai-nilai positif bagi kepentingan organisasi. Jika perencanaan sumber daya manusia dilakukan dengan baik, maka akan diperoleh keuntungan-keuntungan sebagai berikut:
a. Manajemen puncak memiliki visi yang lebih baik terhadap aspek-aspek sumber daya manusia atau terhadap keputusan bisnis.
b. Manajemen dapat memprediksi adanya ketidakseimbangan yang memengaruhi biaya sumber daya manusia menjadi tidak terkontrol.
c. Manajemen dapat menempatkan “right man on the right place” dengan tepat sesuai dengan kebutuhan organisasi.
d. Manajemen memberi kesempatan yang lebih baik untuk melibatkan wanita dan golongan minoritas dalam program perencanaan sumber daya manusia internal organisasi.
e. Menambah sistem informasi menjadi lebih baik untuk mengetahui pengetahuan tentang profil karyawan, pekerjaan, keahlian, kemampuan, kompensasi yang adil dan layak, serta dapat memprediksi kebutuhan jumlah tenaga kerja saat ini dan yang akan datang.
f. Memungkinkan penarikan karyawan baru secara ekonomis.
g. Koordinasi sumber daya manusia berjalan dengan lebih baik.
I. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Perencanaan Sumber Daya Manusia
Perencanaan sumber daya manusia sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor baik yang berasal dari dalam organisasi itu sendiri (internal) maupun baik yang berasal dari lingkungan organisasi (eksternal).
a. Faktor-faktor Eksternal
Faktor-faktor eksternal adalah berbagai hal yang pertumbuhan dan perkembangannya berada diluar kemampuan organisasi untuk mengendalikannya. Menurut Kiggundu, yang tergolong faktor-faktor eksternal adalah: teknologi, sosial budaya, politik, dan ekonomi. Sedangkan menurut S.P. Siagian meliputi: situasi ekonomi, sosial budaya, politik, peraturan perundang-undangan, teknologi dan pesaing.
b. Faktor-faktor Internal
Faktor-faktor internal adalah berbagai kendala yang terdapat didalam organisasi itu sendiri. Faktor internal menurut S.P. Siagian adalah: rencana strategik, anggaran, estimasi produksi dan penjualan, usaha atau kegiatan baru, dan rancangan organisasi dan tugas pekerjaan. Sedangkan Kiggundu mengemukakan bahwa faktor-faktor internalnya meliputi: sistem informasi manajemen dan organisasi, sistem manajemen keuangan, sistem marketing dan pasar, serta manajemen pelaksanaan.
Antara faktor-faktor tersebut, baik internal maupun eksternal, saling berinteraksi dan berpengaruh. Perencanaan sumber daya manusia harus bertitik tolak dari pengkajian terhadap faktor-faktor tersebut.
J. Kendala-kendala Perencanaan Sumber Daya Manusia
a. Standar Kemampuan SDM
Standar kemampuan SDM yang pasti dan akurat belum ada, akibatnya informasi kemampuan SDM hanya berdasarkan ramalan-ramalan saja yang sifatnya subjektif. Hal ini menjadi kendala yang serius dalam PSDM untuk menghitung potensi SDM secara pasti, seperti informasi energy mesin.
b. Manusia (SDM) Makhluk Hidup
Manusia menjadi kendala dalam PSDM karena sulit untuk memperhitungkan segala sesuatunya dalam rencana. Misalnya, ia mampu tetapi kurang mau melepaskan kemampuannya.
c. Situasi SDM
Persediaan, mutu, dan penyebaran penduduk yang kurang mendukung kebutuhan SDM perusahaan.
d. Kebijaksanaan Perburuhan Pemerintah
Seperti kompensasi, jenis kelamin, WNA, dan kendala lain dalam PSDM untuk membuat rencana yang baik dan tepat.
Perencanaan membantu manajer pada berbagai tipe organisasi dan sumber daya manusia untuk mencapai kinerja yang lebih baik, karena :
a) Perencanaan berorientasi pada output
b) Perencanaan memberikan arah orientasi pada kinerja
c) Perencanaan beriontasi pada prioritas
d) Perencanaan beriontasi pada keuntungan
K. Elemen – Elemen Dan Peramalan Perencanaan Sumber Daya Manusia
Ada beberapa elemen atau unsur yang harus diperhatikan dalam perencanaan sumber daya manusia, yaitu :
a) Tujuan
Bahwa tiap organisasi mempunyai tujuan dan sasaran bagaimana mereka beroperasi.Dan demikian dengan aktifitas perencanaan sumber daya manusia memiliki tujuan berdasarkan pribadi/individu sekaligus organisasi.Tujuan ini harus memuat sumber daya yang representative untuk kepentingan jangka panjang organisasi. Faktor – factor yang harus diperhatikan dalam perumusan tujuan adalah :
1. Sejarah
2. Kemampuan organisasi
3. Lingkungan organisasi
4. Focus pada pasar
5. Dapat dicapai
6. Dapat memotivasi
7. Spesifik
b) Perencanaan organisasi
Kegiatan ini membantu organisasi dalam mengadakan perubahan bagi perkembangan organisasi.Perencanaan ditujukan untuk membantu mencapai tujuan organisasi.Perencanaan harus mendukung fungsi – fungsi yang lain, seperti pengorganisasian, susunan kepegawaian, kepemimpinan, dan pengendalian.Perencanaan tidak hanya mempunyai sifat posotif, tapi memiliki sisi negative pula.Beberapa jenis perencanaan seperti, misi, tujuan, kebijakan, prosedur, aturan, program, dan anggaran.
c) Audit Sumber Daya Manusia
Audit juga merupakan pemeriksaan kualitas secara menyeluruh kegiatan – kegiatan personalia dalam suatu departemen, divisi, atau organisasi. Manfaat audit sumber daya manusia, yaitu :
1. Memberikan kontribusi pada departemen personalia organisasi
2. Memberikan rasa orofesionalisme dan tanggung jawab di antara para karyawan
3. Kesamaan dalam penetapan kebijaksanaan dan praktik – praktik personalia.
4. Menganalisis masalah – masalah personalia
5. Mampu mengurangi biaya – biaya SDM melalui prosedur personalia yang ekfektif.
d) Peramalan Sumber Daya Manusia
L. Tahap/Proses Perencanaan Sumber Daya Manusia
Fungsi perencanaan merupakan fungsi dasar sebelum melakukan kegiatan yang selanjutnya. Perencanaan merupakan fungsi yang menduduki rating tertinggi dibandingkan dengan fungsi lain. Maka perencanaan harus dipublikasikan pada semua level manajemen agar jajaran operasional lebih memahami dan proaktif terhadap semua isu – isu strategis internal dan eksternal. Langkah – langkah dalam perencanaan sunber daya manusia, yaitu :
1. Proses sumber daya manusia diawali dengan memperhatikan factor strategi dan tujuan organisasi. Analisis kebutuhan sumber daya manusia dan sumber pengadaan, baik melalui internal dan eksternal harus dilakukan.
2. Setelah penilaian selesai dilakukan maka dilakukan analisis terhadap ketidakseimbangan antara penawaran dan permintaan SDM.
3. Strategi sumber daya manusia adalah alat yang dipakai untuk membantu organisasi dalam mengantisipasi dan mengatur permintaan dan penawaran sumber daya manusia. Strategi ini akan memberikan pedoman arah yang terarah dan jelas tentang bagaimana aktifitas sumber daya manusia dikembangkan.
4. Perencanaan SDM memberikan pedoman masa depan, guna menentukan dimana tenaga kerja dapat diperoleh, kapan tenaga kerja dibutuhkan, serta pelatihan dan pengembangan jenis apa yang harus dimiliki karyawan.
M. Hambatan Dalam Perencanaan dan Cara Mengatasinya
Hambatan yang timbul dalam perencanaan, yaitu :
- Tujuan yang tidak tepat
- System kompensasi yang tidak tepat
- Lingkungan eksternal yang kompleks dan dinamis
- Kondisi persaingan yang semakin tajam
- Tidak memahami organisasi yang semakin dinamis
- Terjadi konflik internal organisasi antara manajemen dan buruh
Salah satu cara mengatasi hambatan perencanaan adalah dengan memahami tujuan perencanaan dan proses penetapan tujuan. Hendaknya rencana dan tujuan yang dibuat oleh manajemen puncak dikomunikasikan ke bawah dan melibatkan manajemen bawah dalam proses pengambilan keputusan. Komunikasi dan partisipasi dapat meningkatkan komitmen dalam pelaksanaan perencanaan.
Konsistensi antara tujuan yang lebih tinggi dan tujuan yang lebih rendah, hendaknya dijaga. Karena merupakan proses yang dinamis, perbaikan dan revisi perlu dilakukan melalui interval waktu yang pendek.
Sistem kompensasi yang tepat akan mendorong penetapan tujuan dan perencanaan yang efektif. Sistem reward yang tepat dan layak akan mendorong perilaku seseorang dalam bertindak dan mengambil risiko sekaligus mendorong kreatifitas.
Sistem informasi dapat pula membantu pencapaian efektifitas perencanaan.Alat ini diharapkan dapat meminimalkan tingkat risiko dan ketidakpastian hasil yang ada. Penyelesaian suatu hasil akan mendorong kepercayaan diri manajemen dan kemauan menerima rencana baru yang semakin tinggi. Konsekuensi negative yang mungkin timbul dari perencanaan perlu diantisipasi.
Komentar
Posting Komentar