Struktur Sistem Informasi Manajemen

 Struktur sistem informasi manajemen yaitu susunan, urutan atau tahapan dalam mengelola suatu sistem informasi. Struktur sistem informasi pada dasarnya dibedakan menjadi dua yaitu sistem yang terstruktur (formal) dan sistem yang tidak terstruktur (non formal). Sistem formal adalah sistem yang berjalan menurut norma-norma organisasi yang berlaku pada semua orang, sesuai dengan kedudukannya dalam organisasi. Sistem nonformal adalah sistem yang berlaku di lingkungan organisasi melalui saluran-saluran tidak resmi, tetapi mempunyai pengaruh cukup kuat dalam kehidupan organisasi yang bersangkutan (Gordon,1999).

A. PENDEKATAN STRUKTUR SIM

Untuk dapat menjelaskan struktur dari organisasi sistem informasi atau SIM, digunakan beberapa pendekatan/pandangan yang terpisah, tetapi klasifikasinya berhubungan

1.      Unsur pengoperasian

Untuk memperlihatkan sistem informasi dari sebuah organisasi, maka akan diperlihatkan komponen fisiknya. Pertanyaan mengenai komponen fisik dapat dijawab dalam istilah fungsi pengolahan atau mungkin dalam istilah output sistem untuk pemakai. Unsur ini penting dalam pemahaman suatu sistem pengolahan, karenanya akan diselidiki sebelum kerangka atau strukturnya diuraikan.

Komponen fisik

Jika pembelian suatu sistem informasi manajemen dilakukan seperti mobil atau peralatan, maka komponen yang diserahkan untuk melengkapi suatu sistem pengoperasian yang  terdiri atas perangkat keras, perangkat lunak, prosedur, operasi kepegawaian dan database. Unsur ini dapat dilihat dalam tabel berikut:

Komponen fisik	Penjelasan
Hardware	Hardware menunjukkan peralatan computer fisik dan alat-alat yang berhubungan. Hardware harus menyediakan 4 fungsi umum, yaitu: 1.      Input 2.      Output 3.      Secondary storage untuk data dan program 4.      Central processor (perhitungan,pengendalian,dan primary storage) 5.      Komunikasi
Software	Software merupakan istilah yang diberikan untuk instruksi secara langsung dari operasi hardware.
Database	Database berisi semua data yang digunakan untuk aplikasi software. Sekumpulan penyimpanan data sering dihubungkan sebagai suatu file. Bentuk fisik dari penyimpana data ditunjukkan oleh media penyimpanan fisik (pita komputer, disk, diskette dan lain-lain yang berguna untuk secondary storage.
Prosedur	Prosedur operasi secara formal merupakan komponen fisik sebab mereka ada dalam bentuk fisik seperti manual atau buku kecil (brosur) dan instruksi. 3 tipe utama dari prosedur yang dibutuhkan adalah: 1.      Instruksi pemakai (untuk pemakai dari aplikasi data record, terminal pegawai untuk memasukkan dan mendapatkan kembali data atau menggunakan hasil). 2.      Instruksi untuk pengolahan input oleh pegawai pengolahan data. 3.      Instruksi pengoperasian untuk operasi komputer
Operasi kepegawaian	Operator komputer, sistem analis, programmer, pegawai pengolahan data,manajemen sistem informasi, administrasi data, dll.

2.      Fungsi pengolahan

Suatu cara lain untuk menguraikan suatu sistem informasi adalah dengan menceritakan apa yang dikerjakan menurut fungsi pengolahannya. Fungsi pengolahannya diuraikan dalam skema.

Fungsi pengolahan	Penjelasan
Pengolahan transaksi	Suatu transaksi adalah suatu kegiatan seperti mengadakan pembelian atau penjualan ataupun produksi suatu produk. Pelaksanaan suatu transaksi oleh sebuah organisasi biasanya memerlukan suatu dokumen untuk : 1.      Mengarahkan terjadinya transaksi 2.      Pencatatan pelajsanaan 3.      Melaporkan, memastikan atau menjelaskan pelaksanaannya.
Memelihara file historis	Banyak kegiatan pengolahan membutuhkan penciptaan dan pemeliharaan file induk. Misalnya: pengolahan daftar gaji untuk menyiapkan pembayaran seorang pegawai yang memerlukan informasi mengenai tingkat pembayaran,potongan,dan sebagainya. Jenis informasi yang tetap ini direkam dalam file induk personalia yang juga dipakai untuk merekam data akumulatif. File induk harus diremajakan untuk bisa mencerminkan informasi yang paling berlaku.
Menghasilkan laporan dan keluaran lain	Keluaran merupakan hasil yang dapat dipakai dari sistem informasi. Keluaran utamanya adalah laporan yang dijadwalkan ,tetapi suatu sistem informasi harus bisa menanggapi secara serentak permintaan akan laporan insidentil. Siklus pengolahan seringkali memerlukan keluaran khusus. Misalnya suatu kesalahan yang ditemukan menghasilkan suatu berita/pesan yang meminta perbaikan/koreksi.
Interaksi dengan pemakai	Trendnya adalah aplikasi yang didesain sebagai sistem manusia-mesin. Komputer menyelenggarakan pengolahan dengan memakai suatu model perencanaan, model keputusan dan sebagainya. Pemakai memberi tanggapan dan mengulanginya sampai adanya suatu pemecahan yang memuaskan.

3.      Keluaran untuk para pemakai

Menurut pandangan seorang pemakai, sistem informasi berdasar komputer masih merupakan kotak ajaib. Pemakai menyediakan masukan dan menerima keluaran. Penilaian pemakai mengenai sistem informasi tergantung pada keluaran sebagaimana pemakai melihatnya. Keluarlah suatu sistem informasi yang dapat dikelompokkan ke dalam lima jenis utama, yakni:

a.       Dokumentasi transaksi

b.      Laporan yang direncanakan sebelumnya

c.       Jawaban atas pertanyaan yang direncanakan sebelumnya

d.      Laporan dan jawaban atas pertanyaan yang sifatnya sementara

e.       Dialog manusia/mesin

Dokumen transaksi (dokumen kegiatan) merupakan “items” seperti faktur penjualan, bukti pembayaran gaji, rekening langganan, dan pesanan pembelian. Umunya dokumen itu terdiri atas dua jenis:

Jenis dokumen transaksi	Penjelasan dan contoh
Informasional	Menguraikan atau menetapkan bahwa tindakan akan diambil atau telah dilakukan. Contohnya: suatu tanda penerimaan pesanan penjualan yang berasal dari seorang langganan dan suatu laporan yang menguraikan penerimaan barang yang pernah dipesan. Dokumen transaksi yang bersifat informasional dan menetapkan tindakan merupakan umpan balik bagi mereka yang terlibat dalam tindakan itu.
Tindakan	Permintaan tindakan atau instruksi untuk itu. Suatu pesanan pembelian mengawali suatu pembelian , suatu cek memerintahkan bank untuk membayar, dan pesanan produksi memerintahkan tindakan produksi.

v  Struktur sistem informasi manajemen secara konseptual dan fisik

a. Struktur Konseptual

SIM didefinisikan sebagai suatu gabungan subsistem fungsional yang masing-masing dibagi dalam empat macam pengolahan informasi, yaitu: pengolahan transaksi, dukungan operasional sistem informasi, dukungan pengendalian manajerial sistem informasi, dukungan perencanaan stategi sistem informasi.

b. Struktur Fisik

Struktur konseptual suatu SIM adalah untuk subsistem fungsional yang terpisah ditambah suatu pangkalan data, beberapa aplikasi umum, dan satu model dasar analisa umum dan model keputusan. Pada struktur fisik semua aplikasi terdiri atas program yang sama sekali terpisah, tetapi hal ini tidak selalu demikian adanya sehingga ada penghematan yang cukup besar dari pengolah terpadu dan pemakain modul umum.

B. SUBSISTEM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

1.      Subsistem berdasarkan aktifitas manajemen

Ø  Pengendalian operasional

Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Dukungan pengolahan untuk pengendalian operasional terbagi atas :

a.       Pengolahan transaksi

b.      Pengolahan laporan

c.       Pengolahan pertanyaan

Ø  Pengendalian manajemen

Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh berbagai manajer bagian,pusat laba,dan sebagainya untuk mengukur prestasi, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan personalia operasinal, dan mengalokasikan sumber daya.

Proses pengendalian memerlukan jenis informasi berikut:

a.       Pelaksanaan yang direncanakan (standar yang diharapkan, yang didengarkan, dan sebagainya)

b.      Perbedaan dari pelaksanaan yang direncanakan

c.       Alasan untuk perbedaan

d.      Analisis atas keputusan atau arah tindakan yang mungkin

Ø  Perencanan strategik

Perencanaan strategik mengembangkan strategi sebagai sarana suatu organisasi untuk mencapai tujuan.

Jangka waktu perencanaan strategik cenderung cukup lama, sehingga pergeseran fundamental dalam organisasi bisa diadakan.

Kegiatan perencanaan strategik tidak terjadi menurut siklus yang teratur seperti kegiatan pengendalian manajemen

2.      Struktur sistem informasi berdasarkan fungsi organisasi

Setiap informasi dapat dianggap sebagai kumpulan subsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam organisasi. subsistem-subsistem yang umum adalahh sebagai fungsi-fungsi utama suatu organisasi dalam pemasaran, produk, logistik, personalia, keuangan dan akuntansi.

3.      Subsistem pemasaran

Fungsi pemasaran biasanya meliputi semua kegiatan yang berkaitan dengan promosi dan penjualan produk atau jasa. Transaksinya merupakan pesanan penjualan, pesanan promosi, dan sebagainya.

4.      Subsistem produksi

Tanggung jawab fungsi produksi mencakup teknik produksi , perencanaan fasilitas produksi, penjualan dan pengoperasian fasilitas produksi, penjualan dan pengoperasian fasilitas produksi, penempatan dan pelatihan karyawan produksi, dan inspeksi pengendalian mutu. Transaksi yang harus diolah adalah pesanan produksi, pesanan pengurutan produk dan sebagainya. Pengendalian manajemen memerlukan ikhtisar laporan prestasi kerja.

5.      Subsistem logistik

Fungsi logistik meliputi kegiatan seperti pembelian, sediaan, dan distribusi. Transaksi yang harus diolah mencakup permintaan pembelian, pesanan pembelian, pesanan produksi, laporan penerimaan, tanda sediaan, permintaan pengangkutan, dan dokumen pengangkutan.

6.      Subsistem personalia

Subsistem personalia meliputi penerimaan,pelatihan, pembayaran, dan pemberhentian pegawai. Transaksi menghasilkan dokumen yang menggambarkan keadaan pegawai. Pengendalian manajemen personalia didukung oleh laporan mengenai situasi dan kondisi kepegawaian.

7.      Subsistem keuangan dan akuntansi

Keuangan dan akuntansi merupakan fungsi yang agak terpisah tetapi berhubungan satu sama lainnya. Transaksi yang harus diolah meliputi seluk beluk proses keuangan dan perencanaan dalam perusahaan.

8.      Subsistem informasi

Proses informasi bertanggung jawab untuk menjamin bahwa fungsi lainnya dengan menyediakan proses informasi dan sumber. Transaksi khusus untuk proses informasi adalah permintaan untuk proses, permintaan untuk pembetulan atau perubahan data, program, dan laporan hardware.

9.      Subsistem manajemen puncak

Top manajemen bertugas terpisah dari area fungsional tetapi termasuk jabatan fungsional. Wakil kepala dalam kapasitas top manajemen yaitu meminta informasi dan membantu dalam keputusan. Dokumen transaksi berupa surat dan memo. Informasi untuk control operasional dari top manajemen termasuk jadwal pertemuan, file control koresponden, dan kontak file.

C. Nilai Tambah Struktur Sistem Informasi Manajemen bagi Perusahaan

Era bisnis sekarang yaitu era dimana arus informasi memegang peranan sangat vital dibandingkan arus barang. Sehebat dan sebesar apapun seorang pembisnis memonopoli arus barang, hal tersebut tidak berarti apa-apa jika dia tidak memiliki informasi yang akurat, terkini, mudah diakses dan terkendali dalam menguasai distribusinya. Oleh sebab itu maka salah satu aset perusahaan bisnis modern yang sangat berharga adalah sistem informasi yang memiliki tingkat respon tinggi serta fokus kepada para penggunanya dari segala aspek.
Sistem informasi yang dibangun dengan baik dan benar antara lain dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi stok material produksi, menghilangkan kegiatan yang tidak memiliki manfaat (nilai tambah), meningkatkan layanan dan kepuasan pelanggan, mengkoordinasikan setiap bagian dalam perusahaan serta meningkatkan kualitas kebijakan manajemen. Sedangkan secara umum manfaat-manfaat tersebut dapat dikategorikan sebagai manfaat berwujud (tangible benefit) dan manfaat tak berwujud (intangible benefit).

1.Manfaat Berwujud (tangible benefit)

Sebuah sistem informasi yang dibangun dan dipelihara dengan baik akan memberikan manfaat berwujud yang secara faktual dapat dilihat pergerakannya melalui pendapatan yang diraih serta biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan. Indikator dari keberhasilan/manfaat yang berdampak pada peningkatan pendapatan adalah meningkatnya penjualan dalam pasar yang sudah ada serta perluasan kepasar yang baru. Sistem informasi yang baik dapat digunakan tidak hanya untuk penyimpanan data secara elektronik saja tetapi harus mampu mendukung proses analisis yang diperlukan oleh manajemen. Sehingga dengan dukungan sistem informasi yang baik maka dapat diperoleh informasi yang akurat, terpercaya, mutakhir dan mudah diakses mengenai kondisi penjualan perusahaan. Dengan adanya laporan yang tersaji dengan cepat dan setiap saat dapat diakses tersebut maka keputusan-keputusan yang diambil pun dapat lebih cepat dan presisi terhadap dinamika pasar yang ada. Sedangkan dari sisi pengurangan biaya dapat dilakukan analisis faktual atas pengurangan jumlah sumber daya manusia yang dilibatkan dalam bisnis, pengurangan biaya operasional seperti pasokan maupun overhead, pengurangan barang/material dalam stok gudang, pengurangan biaya pemeliharaan dan penyediaan perlengkapan yang tidak terlalu mahal.

Contoh dari pengurangan jumlah sumber daya manusia adalah dalam proses pencatatan transaksi keuangan. Jika sebelumnya proses di akunting harus dikelola minimalnya oleh lima orang maka dengan implementasi SIA (sistem informasi akuntansi) yang baik cukup dikerjakan oleh satu orang saja. Hal ini disebabkan dengan SIA yang terintegrasi maka setiap proses pembukuan dapat diproses langsung dari masing-masing bagian terkait tanpa harus melalui proses pengisian ulang data. Selain itu secara otomatis dengan penerapan SIA maka laporan-laporan keuangan dapat disajikan berdasarkan data-data transaksi tersebut tanpa re-entry. 

2.Manfaat Tak Berwujud (intangible benefit)

Seringkali manfaat tak berwujud inilah yang menjadi titik kritis pada jalannya roda bisnis sebuah perusahaan. Karena bersifat tak berwujud, aspek-aspek berikut seringkali diabaikan atau tidak terlacak resistensinya, yaitu:

1.         Peningkatan kepuasan konsumen

2.         Peningkatan kepuasan karyawan

3.         Peningkatan mutu dan jumlah informasi

4.         Peningkatan mutu dan jumlah keputusan manajemen

5.         Peningkatan mutu dan jumlah respon atas kondisi pesaing

6.         Peningkatan efisiensi dan keluwesan operasional

7.         Peningkatan mutu komunikasi internal dan eksternal

8.         Peningkatan mutu perencanaan

9.         Peningkatan mutu pengendalian dan pengawasan

Dengan sistem informasi yang dibangun dan dipelihara dengan baik maka setiap aktivitas di dalam lingkungan bisnis dapat terus-menerus dipantau. Pemantauan tersebut tentunya berdampak pada peningkatan pengendalian atas setiap prosedur dan kegiatan yang terjadi di dalam perusahaan.