Komponen Enterprise Information System

1. EIS (Enterprise Information System) adalah

Sebuah sistem dari manusia, peralatan, material, data, kebijakan dan prosedur yang muncul untuk menyediakan sebuah produk atau pelayanan , dengan tujuan mendapatkan keuntungan. Sistem enterprise mendukung struktur organisasi yang sebelumnya tidak mungkin untuk menciptakan budaya organisasi yang lebih disiplin.

1. 2. Hubunga EIS dengan hirarki Manjemen

Hubungan EIS dan hirarki maanajemen mempunyai manfaat : dapat meningkatkan kuantitas dan kualitas informasi yang tersedia bagi para eksekutif dan Kebutuhan Informasi akan menjadi :

a. informasi yang tepat waktu

b. akses lebih besar ke data operasional

c. informasi relevan yang lbh singkat

d. informasi baru

e. informasi lbh banyk tentang lingkungan eksternal

f. informasi yang lebih kompetitif

g. akses lebih cepat ke database eksternal

h. akses lebih gepat ke informasi

i. mengurangi biaya kertas

1. corporate governance dan IT Governance

Corporate governance dapat didefinisikan sebagai serangkaian mekanisme untuk mengarahkan dan mengendalikan suatu perusahaan agar operasional perusahaan berjalan sesuai dengan harapan para pemangku kepentingan (stakeholders).

IT Governance adalah IT governance diartikan sebagai struktur dari hubungan dan proses yang mengarahkan dan mengatur organisasi dalam rangka mencapai tujuannya dengan memberikan nilai tambah dari pemanfaatan teknologi informasi sambil menyeimbangkan risiko dibandingkan dengan hasil yang diberikan oleh teknologi informasi dan prosesnya.

1. 4. ERP (Enterprise Resource Planning)

Adalah ebagai perkakas manajemen yang menyeimbangkan persediaan dan permintaan perusahaan secara menyeluruh, berkemampuan untuk menghubungkan pelanggan dan supplier dalam satu kesatuan rantai ketersediaan, mengadopsi proses-proses bisnis yang telah terbukti dalam pengambilan keputusan, dan mengintegrasikan seluruh bagian fungsional perusahaan; sales, marketing, manufacturing, operations, logistics, purchasing, finance, new product development, dan human resources. Sehingga bisnis dapat berjalan dengan tingkat pelayanan pelanggan dan produktifitas yang tinggi, biaya dan inventory yang lebih rendah, dan menyediakan dasar untuk e-commerce yang efektif.

1. 5. Pemodelan ERP
2. 6. Software ERP

Aplikasi Software ERP terdiri dari modul modul Software yang dapat mengintegrasikan beberapa kegiatan di setiap department seperti Perencanaan Produk, Pembelian Suku Cadang, Sistem Persediaan, Distribusi Produk, Sistem Pelacakan.  Umumnya Sistem Software Aplikasi ERP termasuk didalamnya modul aplikasi untuk mendukung kegiatan bisnis umumnya seperti Finance, Accounting, dan Human Resource. implementasi ERP menggunakan berbagai Aplikasi Software ERP untuk meningkatkan kinerja organisasi perusahan dalam hal tujuan untuk :

1) Perencanaan Sumber Daya Manusia

2). Pengendalian Manajemen dan

3) Pengendalian Operasional.

1. 7. Kelemahan dan kelebihan system ERP

è Kelebihan dari ERP

• integrasi antara area fungsional yang berbeda untuk meyakinkan komunikasi, produktifitas dan efisiensi yang tepat.
• Rancangan Perekayasaan
• Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment
• Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang kompleks
• Pelacakan 3 cara yang bersesuaian antara pemesanan pembelian, penerimaan inventori, dan pembiayaan
• Akuntasi untuk keseluruhan tugas: melacak pemasukan, biaya dan keuntungan pada level inti

è Kekurangan dari ERP

• Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP
• Sistem ERP sangat mahal
• Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industri yang telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif
• ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi
• Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan
• Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya : pelanggan, data keuangan. Hal ini dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi sensitif, jika terdapat pembobolan sistem keamanan

1. 8. SCM (Supply chain management)

Adalah pengelolaan informasi, barang dan jasa mulai dari pemasok paling awal sampai ke konsumen paling akhir dengan menggunakan pendekatan sistem yang teritegrasi untuk tujuan yang sama.

1. 9. Fungsi komponen-komponen SCM

• Plan
• Source
• Make
• Deliver
• Return

10. Software SCM

11. ECM (Enterprise Content Management)

Adalah trategi, metodologi dan tool yang digunakan untuk mendapatkan, mengelola, menyimpan, melindungi dan menyampaikan content dan dokumen terkait dengan proses bisnis yang ada dalam suatu perusahaan atau organisasi.

12. Karakteristik dan komponen ECM

è Karakteristik dan Komponen ECM

• Capture: Membuat, mengambil dan menyusun informasi.
• Manage: Memproses, mengubah dan menggunakan informasi tersebut.
• Store: Untuk sementara mengambil backup informasi yang sering berubah.
• Preserve: Melakukan backup informasi yang jarang berubah.
• Deliver: Menyediakan klien dan user dengan informasi yang mereka perlukan.

13. Softaware ECM

14. Business Intelligence adalah suatu teknologi yang digunakan untuk menyajikan data-data tersebut sehingga memudahkan analisa dan pengambilan keputusan berdasakan informasi yang akurat dari sumber data. Suatu solusi Business Intelligence yang baik memerlukan sumber data yaitu data warehouse.

15. Datawarehousing dan keterkaitan dengan (BI)

data di data warehouse diproses menggunakan berbagai analisis statistik dalam proses data mining, sehingga didapat berbagai kecenderungan atau pattern dari data. Hasil penyederhanaan dan peringkasan ini disajikan kepada end user yang biasanya merupakan pengambil keputusan bisnis. Dengan demikian manajemen dapat mengambil keputusan berdasarkan fakta-fakta aktual, dan tidak hanya mengandalkan intuisi dan pengalaman kuantitatif saja.

16. Tools BI

Tools yang di gunakan dalam BI, sbb :

è ETL Tool:

Agar data dari berbagai sumber data dapat di access, maka diperlukan teknologi yangbisa connect ke berbagai Database di berbagai platform. Proses ini meliputi Collection, Cleansing, Extraction, Transformation, and Loading, Tool yang menyediakan fungsi-fungsi ini biasa disebut ETL Tool. Ada berbagai macam ETL tool yang tersedia di pasar, tersebar dngan bebagai kelebihan fungsi dengan harga yang beragam juga.

è OLAP Engine:

Agar suatu data dapat dilihat dan di analisa dari berbagai sudut pandang, maka data tersebut perlu disimpan dengan struktur multi dimensi, atau yang disebut dengan Multidimensional database. Untuk  mempercepat query dan analisa maka semua relasi data perlu disimpan dalam group-group dari item-item data yang behubungan, disimpan juga Jumlah item yg berhubungan, dan agregasi dari kuantitas data yang  berhubungan. Semua fungsi ini akan ditangani oleh OLAP Engine.
(Lebih jauh mengenai OLAP akan dibahas pada sesi tersendiri)

è Query Tool:

Setelah data disimpan dalam Multidimensional Database, untuk menampilkannya diperlukan tool khusus yang dapat melakukan berbagai query multi dimensi. Tool ini dapat membuat rumusan query multi dimensi yang kompleks dengan cara yang sederhana tool ini biasa disebut dengan Query Tool. Beberapa produk Query Tool dipasaran telah dilengkapi juga dengan OLAP Browser bahkan ada yang di paket dengan Reporting Tool.

è Reporting Tool:

Pada Multidimensional Database reporting tool yang dipakai juga harus bisa membaca data multi dimensi. Pada umumnya Reporting Tool bisa dijalankan dengan cara visual desain dan sudah dilengkapi dengan OLAP Browser. Report dapat diexport dalam berbagai format sperti format CSV,  PDF file atau PPT file untuk keperluan presentasi. Beberpa Reporting Tool di pasaran bahkan ada yang dilengkapi dengan Distribution Utility dan Schedulling.

è Dashboarding Tool:

Informasi yang disampaikan untuk para pengambil keputusan biasanya tidak ditampilkan dalam angka-angka dalam tabel, namun dalam bentuk grafik-grafik interaktif untuk mempermudah dan mempercepat pengambilan keputusan. Tool yang mempunyai kemampuan ini disebut dengan Dashboarding Tool. Dashboarding Tool dilengkapi dengan berbagai macam grafik seperti Bar Chart, Pie Chart, Gauge Chart, dll. baik 2D maupun 3D,

17. Competitive Intelligence

Adalah Intelijen Kompetitif adalah pengumpulan etis dan analisis pesaing dan informasi pasar dari sumber-sumber terbuka.  Analisis ini digunakan oleh organisasi untuk membuat keputusan strategis yang lebih baik.

18. CRM (Customer Relationship Manajemen)

CRM merupakan sebuah pendekatan baru dalam mengelola hubungan korporasi dan pelanggan pada level bisnis sehingga dapat memaksimumkan komunikasi, pemasaran melalui pengelolaan berbagai kontak yang berbeda dengan pelanggan.

19. Tipe dan Strategi CRM

1. 1. Strategic CRM

Strategic CRM berfokus pada pengembangan budaya bisnis customer-centric yang bertujuan untuk memenangkan dan mempertahankan konsumen. Budaya bisnis customer-centric dapat dicapai dengan menciptakan dan memberikan nilai yang lebih baik dibandingkan dengan kompetitor. Dalam budaya seperti costumer-centric, umumnya sumber daya yang ada akan ditempatkan pada posisi yang paling meningkatkan nilai konsumen, seperti menerapkan sistem reward untuk mendorong perilaku pegawai yang akan meningkatkan kepuasan pelanggan, selain itu, informasi mengenai konsumen juga dikumpulkan, dibagikan dan diterapkan dalam bisnis.

Philip Kotler mengidentifikasikan tiga orientasi bisnis utama, yaitu produk, produksi dan penjualan. Bisnis berorientasi produk percaya bahwa konsumen memilih produk dengan kualitas, performa, desain atau fitur terbaik. Dalam bisnis berorientasi produk, manajemen membuat asumsi mengenai apa yang diinginkan oleh konsumen. Hasil (outcome) dari hal ini ini adalah terkadang produk-produk yang dihasilkan menjadi terlalu terspesifikasi (overspecified) atau overengineered dibanding dengan permintaan pasar, yang menyebabkan harga produk terlalu tinggi bagi konsumen. Target konsumen dari bisnis berorientasi produk adalah konsumen yang price-insensitive atau yang disebut juga dengan ‘innovators’ yang umumnya memberikan tanggapan positif bagi perusahaan yang menyatakan product excellence (kesempurnaan produk).

Berbeda dengan bisnis berorientasi produk, bisnis berorientasi produksi percaya bahwa konsumen memilih produk-produk dengan harga rendah (low-price products).  Bisnis berorientasi produk berusaha menjaga biaya operasi yang rendah dan mengembangkan rute menuju pasar  yang juga berbiaya rendah.

Sedangkan bisnis berorientasi penjualan membuat asumsi mengenai jika perusahaan menginvestasikan biaya yang tepat dalam iklan, penjualan, public relations (PR), dan promosi penjualan, konsumen akan terbujuk untuk membeli. Sering kali bisnis orientasi penjualan mengikuti bisnis berorientasi produksi, perusahaan akan memproduksi produk low-cost dan kemudian mempromosikan produk tersebut secara besar-besaran untuk mengatur inventori.

Selain ketiga orientasi bisnis diatas, sekarang ini muncul perusahaan berorientasi konsumen atau berorientasi pada pasar (market-oriented) yang  menempatkan konsumen pada posisi pertama. Perusahaan berorientasi konsumen merupakan learning firm yang secara terus menerus beradaptasi dengan kebutuhan konsumen dan kondisi kompetitif.

2. Operational CRM

Operasional CRM mengotomisasi dan mengembangkan proses-proses bisnis cutomer-facing dan customer-supporting. Software aplikasi CRM memungkinkan fungsi-fungsi marketing, penjualan dan servis yang telah terotomosasi dan terintegrasi. Beberapa aplikasi yang umum digunakan dalam operasional CRM dapat dilihat pada Tabel 2.2.

Tabel 2.2 Operasional CRM

Analytical CRM

Analitis CRM (analytical CRM) fokus pada menangkap, menyimpan, mengekstraksi (extracting), mengintegrasi, memproses, menginterpretasi, menyebarkan, menggunakan dan melaporkan data yang berhubungan dengan konsumen (customer-related data) untuk meningkatkan nilai konsumen dan perusahaan. Analitis CRM berpondasi pada informasi mengenai konsumen (customer-related).

Dari sisi konsumen, analitis CRM dapat memberikan solusi yang timely dan customized bagi masalah konsumen, yang berujung pada kepuasaan pelanggan. Sedangkan dari pandangan perusahaan, analitis CRM menawarkan prospek program cross-selling dan up-selling yang lebih kuat, serta program retention (pengikat) dan akuisisi pelanggan yang lebih efektif.

4. Collaborative CRM

Kolaborasi CRM merupakan istilah yang digunakan untuk mendeskripsikan arah strategi dan taktik pada perusahaan yang umumnya terpisah dalam supply chain, dengan tujuan keuntungan yang lebih dalam identifikasi, atraksi, retention dan pengembangan pelanggan. Kolaborasi CRM menggunakan teknologi CRM untuk berkomunikasi dan bertransaksi diseluruh bagian organisasi.

1.Masalah dan Implementasi mengatasinya

Sasaran untuk menjalankan strategi CRM harus mempertimbangkan situasi spesifik yang dihadapi perusahaan dan juga kebutuhan dan harapan pelanggan. Informasi yang didapat melalu inisiasi CRM dapat mendukung pengembangan strategi pemasaran dengan mengembangkan pengetahuan pada area-area tertentu seperti identifikasi segmen pelanggan, peningkatan retensi  pelangggan, perbaikan produk yang disampaikan, juga identifikasi pelanggan blue chip (yang paling menguntungkan). Sasaran ini dilakukan dengan melakukan manipulasi informasi yang terkait yang selanjutnya dimanfaatkan bersama untuk ditransformasikan menjadi pengetahuan. Pengetahuan ini merupakan pengetahuan yang memungkinkan perusahaan dapat lebih memahami pelanggan, dan digunakan untuk menyesuaikan kapabilitas organisasi agar dapat memberikan nilai yang lebih baik bagi pelanggan. Strategi CRM bervaria dalam besaran, komplesitas, cakupanya. Hal ini akan berpengaruh pada tipe apa CRM dikembangkan. Strategi CRM yang efektif akan fokus pada berbagai saluran. Perusahaan harus secara efektif mengelola saluran ini untuk perbaikan pelayanan.

2.Privaci dan Keamanan Data

Salah satu fungsi utama software CRM adalah mengumpulkan informasi tentang pelanggan. Ketika mengumpulkan data sebagai bagian dari solusi CRM, perusahaan harus mempertimbangkan keinginan untuk pelanggan privasi dan keamanan data, serta legislatif dan norma-norma budaya. Beberapa pelanggan lebih suka jaminan bahwa data mereka tidak akan dipakai bersama-sama dengan pihak ketiga tanpa persetujuan dan sebelum mereka yang berada di tempat perlindungan untuk mencegah akses ilegal oleh pihak ketiga.

3.EAI (Enterprise Application Integration)

Adalah adalah proses program aplikasi komputer perusahaan untuk meningkatkan fungsionalitas dan kinerja. Pada dasarnya EAI melakukan share data antara aplikasi.

4.Topologi EAI

Topologi EAI Pada dasarnya melakukan share data antara aplikasi. EAI dapat memiliki beberapa tujuan, dapat menghubungkan database, berbagi data dan menyediakan database cadangan dalam kasus suatu masalah yang timbul. EAI juga dapat menyediakan data penyimpanan, menyalurkan data dari beberapa database menjadi satu untuk digunakan secara optimal. Bisnis juga menggunakan EAI untuk menyelesaikan transaksi bisnis tunggal pada beberapa sistem.

5.Teknologi EAI

Berikut ini adalah beberapa teknologi EAI middleware yang populer:

Produk-produk untuk komunikasi point-to-point. Beberapa contoh produk dalam kategori ini adalah IBM WebSphere MQ, SonicMQ dari SonicSoftware, Microsoft MSMQ, dan TIBCO Enterprise. Semua produk tersebut menggunakan konsep queue (antrian) dalam implementasinya.

 

6.Arsitektur Komunikasi EAI

Gambar 3 mengilustrasikan proses pengiriman data dengan menggunakan queue. Aplikasi 1 cukup melakukan PUT message ke sebuah queue pada queue manager pada mesin lokal. Aplikasi 2 melakukan GET untuk mendapatkan message tersebut. Detail tentang proses pengiriman message melalui jaringan komputer diserahkan kepada middleware.

Produk-produk untuk arsitektur EAI yang bersifat hub-and-spoke. Beberapa contoh produk dalam kategori ini adalah IBM WebSphere MQ Integrator, Microsoft Biztalk, dan Crossworlds Interchange Server. Produk-produk ini berfungsi sebagai “hub” dalam arsitektur EAI.

Gambar 4 mengilustrasikan skenario di mana tidak ada hub node pada arsitektur EAI. Semua aplikasi terhubung satu sama lain secara point-to-point. Bayangkan keruwetan yang terjadi jika misalnya ada 10 aplikasi! Dibutuhkan total 45 koneksi point-to-point dan setiap adapter harus mampu mentranformasikan format message dari 9 adapter lain!

Gambar 5 adalah gambaran arsitektur hub-and-spoke. WebSphere MQI/Biztalk/Crossworlds bertindak sebagai hub. Hub berfungsi sebagai rules engine, message validator, dan message formatter. Hub juga bisa berfungsi sebagai pemecah transaksi (fan-out) dan penggabung transaksi (fan-in). Hub pada dasarnya juga memanfaatkan komunikasi point-to-point. Semua adapter mengirimkan message ke hub dengan menggunakan queue sebagai sarana komunikasi.

1.Kelebihan dan kekurangan EAI

Kelebihan :

1.Mengakses sistem informasi secara real time;

2.Meningkatkan organisasi dan proses bisnis yang mendukung;

3.Memudahkan pengembangan kegiatan perusahaan.

Kekurangan :

1.Mengakses sistem informasi secara real time;

2.Meningkatkan organisasi dan proses bisnis yang mendukung;

3.Memudahkan pengembangan kegiatan perusahaan.

2.Software EAI

Software untuk komunikasi point-to-point. Beberapa contoh sotfware dalam kategori ini adalah IBM WebSphere MQ, SonicMQ dari SonicSoftware, Microsoft MSMQ, dan TIBCO Enterprise. Semua software tersebut menggunakan konsep queue (antrian) dalam implementasinya.